Cum să scrieți o notă pentru achiziționarea de diclorvos. Ce este o notă și de ce este necesară?
O formalitate care necesită timp și efort - așa tratează multe persoane rapoarte, note oficiale și explicative și adesea nu văd diferența dintre ele. Este general acceptat că rapoartele și notele explicative sunt asociate cu aplicarea sancțiunilor disciplinare. De fapt, ele sunt folosite nu numai pentru asta. Vă vom spune în ce situație este potrivit să redactați o anumită notă și cum să o faceți corect.
De ce sunt necesare notițe?
În primul rând, toate notele sunt documente informative și de referință pentru managementul operațional. Cu ajutorul lor, se face schimb de informații în cadrul companiei (de exemplu, între diferite departamente sau între sucursale, reprezentanțe și sediul central). Informațiile din note nu conțin comenzi, dar pot deveni baza pentru adoptarea unora decizie de management, dar nu poate fi luată în considerare decât.
Dar să le scrii nu este deloc ușor. La urma urmei, nu există nici definiții ale conceptelor, nici reguli pentru întocmirea notelor în actele juridice de reglementare. Să încercăm să le formulăm noi înșine.
Cum diferă notele unele de altele?
Pentru claritate, arătăm principalele diferențe în tabel.
| Caracteristici | Memorandum | Notă de serviciu | Notă explicativă |
| Esența notei |
|
|
Explică motivele oricărui eveniment, fapt, acțiune, incident, inclusiv încălcarea disciplinei muncii, nerespectarea instrucțiunilor, abaterile de la regulile de muncă stabilite, apariția unor situații de urgență (accident, accident, furt etc.). Dacă se dorește, explicațiile scrise care trebuie întocmite pentru a impune o sancțiune disciplinară unui angajat pot fi, de asemenea, emise ca note explicative și Artă. 192, partea 1 art. 193 Codul Muncii al Federației Ruse; Scrisoarea lui Rostrud din 06.01.2011 Nr. 1493-6-1 |
| Concentrează-te | Adresa conducerii:
|
Corespondenta intre manageri sau angajati un nivel de management, nu se subordonează unul altuia prin funcție, pe probleme de competența lor | Explicație (explicație) pentru următoarele oficial superior |
| Tipuri de note după scop |
|
|
|
| Structura | Secțiunea I- o expunere a motivelor, faptelor sau evenimentelor care au dat naștere redactării acesteia; Secțiunea II- dacă este necesar, analizează situația actuală și prezintă posibile soluții la problemă; Secțiunea III- o descriere a constatărilor, opiniilor, solicitărilor sau propunerilor specifice pentru acțiuni specifice care, în opinia inițiatorului, ar trebui întreprinse |
Secțiunea I- o declarație a faptelor care a servit drept motiv pentru redactarea acesteia; Secțiunea II- descrierea motivelor care explică situația actuală. Nu contine concluzii si propuneri |
|
| Tipuri de note după gradul de accesibilitate |
|
||
| Exemple de note | Propunere de bonusuri pentru un anumit angajat | Informații către serviciul de securitate cu privire la necesitatea de a permite angajaților care vor lucra într-o zi liberă să intre în clădire | Explicație către departamentul de producție și tehnic despre motivele supraconsumului de materiale de bază față de standardele de producție (anexat la formularul nr. M-29) aprobat Instrucțiunea Oficiului Central de Statistică al URSS din 24 noiembrie 1982 nr. 613 |
Din punct de vedere fiscal, toate tipurile de note sunt importante.
În unele cazuri, o notă, împreună cu alte documente, poate acționa ca document primar pentru fundamentarea și confirmarea documentară în contabilitatea fiscală a cheltuielilor din clauza 1 art. 252 Codul fiscal al Federației Ruse, De exemplu:
- memoriu propriul serviciu de publicitate, conform căruia perioada de utilizare efectivă a videoclipurilor publicitare nu a depășit 12 luni, a ajutat compania să demonstreze că videoclipurile nu sunt active necorporale, și anulați cheltuielile ca sumă forfetară Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova din 16 martie 2012 Nr. A40-100845/10-4-498;
- pentru a confirma kilometrajul mașinii folosind citirile navigatorului GPS (în loc de contorul de parcurs) și recunoașterea costurilor cu combustibilul, trebuie memoriușefului compartimentului transport de la maistru că inspecția înainte de călătorie a evidențiat o defecțiune a contorului de parcurs și clauza 1 art. 252, sub. 5 p. 1 art. 254 Codul fiscal al Federației Ruse. Pe baza acestui raport (sau a altui document), se va emite un ordin privind necesitatea de a opera mașina cu navigatorul pornit și de a înregistra citirile acestuia în scrisoarea de transport Scrisoare a Serviciului Fiscal Federal din 16 iulie 2010 Nr. ШС-37-3/6848;
- nota explicativa poate fi de folos:
- <или>pentru a primi o deducere din impozitul pe venitul personal pentru un copil subp. 4 alin.1 art. 218 Codul Fiscal al Federației Ruse, dacă nu există un certificat 2-NDFL de la locul de muncă anterior. Când o persoană nu a lucrat de mult timp și își obține din nou un loc de muncă, are nevoie de o declarație explicativă despre lipsa veniturilor, cartea de muncași o cerere scrisă de deducere Scrisoare a Serviciului Fiscal Federal din 30 iulie 2009 nr. 3-5-04/1133@;
- <или>pentru a rezolva problema achitării costului călătoriei în vacanță. Dacă un angajat o efectuează în mai multe locuri sau trece prin puncte de oprire în timpul trecerii, este necesară o notă explicativă a angajatului și documentele sale de călătorie. Scrisoare a Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din 20 februarie 2009 Nr. 194-13.
Este clar că dacă nota este document primar, atunci trebuie să conțină toate detaliile unui astfel de document clauza 2 art. 9 din Legea din 21 noiembrie 1996 nr.129-FZ.
Cum să scrieți corect notele
Mulți angajați le este greu să scrie note, deoarece aceasta este o muncă neobișnuită pentru ei. Pentru a ușura sarcina, furnizați reguli de redactare, precum și formulare de note într-un act de reglementare local, de exemplu, într-un manual de management al biroului și familiarizați-vă angajații cu acesta. Un fragment dintr-o instrucțiune ar putea arăta astfel, de exemplu.
Aprobat prin comandă pentru Alpha LLC
din 27 decembrie 2011 Nr. 123
Instrucțiuni pentru managementul biroului Alpha LLC
4.10. Note (rapoarte, oficiale, explicative)
4.10.4. Fiecare notă este întocmită indicând următoarele detalii:
- Nume unitate structurală- autorul notei;
- denumirea tipului de document - raport, nota oficiala sau explicativa;
- data documentului - data semnării (în cifre arabe în ordinea: zi, lună, an);
- destinatar - f. Şi. O. și poziția persoanei căreia i se adresează nota (în cazul dativ);
- titlul textului, care ar trebui să înceapă cu prepoziția „O” sau „Despre”;
- o notă despre prezența aplicației (dacă există), de exemplu: „Atașament: 1 copie. pentru 3 l.”;
- semnătura compilatorului (poziția compilatorului; semnătura personală și transcrierea acesteia (numele complet)).
4.10.5. Textul este scris la persoana întâi singular.
Textul notei nu trebuie să conțină salutări sau urări finale.
4.10.6. Formulare pentru rapoarte, note oficiale și explicative sunt date în Anexele nr. 15, 16, 17 la Instrucțiuni.
Când un angajat trebuie să scrie o notă, dă-i un formular gata făcut, sau mai bine zis, un eșantion. Să dăm exemple de proiectare a diferitelor note.
Societate cu raspundere limitata "Alfa"
Contabilitate
Director General
Alpha LLC
I.I. Stasov
Șef departament HR
S.V. Klimova
Motivele precizate în nota explicativă
fi considerat lipsit de respect.
Aplicați măsuri disciplinare
sub forma unui comentariu către T.I. Bogdanova
contabil șef
IAD. Zharova
Luați măsuri pentru refacerea motorului cu turbină cu gaz
30.08.2012
NOTĂ EXPLICATIVE
din data de 30.08.2012 Nr.12
Cu privire la motivele pierderii declarației vamale de gaze originale
Pierderea la 29.08.2012 a declarației vamale inițiale pentru furnizarea în temeiul Contractului cu Bonduelle, Franța, din 20.04.2012 nr. 0007/5 a unui lot de mazăre verde (Vamă post Gatchinsky) a avut loc la fotocopiarea acestui document .
Un copiator de birou nu este proiectat pentru copierea automată a documentelor cu densitate redusă a hârtiei. GTD-ul original, având o densitate de hârtie de calc, a fost copiat automat împreună cu alte documente cu o densitate mai mare a hârtiei. Ca urmare, a apărut un blocaj și motorul original cu turbină cu gaz a fost blocat între rolele copiatorului. În încercarea de a-l extrage, documentul a fost rupt în părți mici, de neînlocuit și ilizibile.
Următorii au fost familiarizați cu documentul:
30.08.2012
| contabil șef |
Un memoriu intern este o formă specială de document care este utilizată în mediul intern al unei întreprinderi și servește la rezolvarea rapidă a problemelor curente de producție. De regulă, acest document este întocmit cu scopul de a introduce o nouă propunere și de a rezolva dificultățile apărute, precum și de a aprobarea sau de a conveni asupra anumitor acțiuni.
Este important ca în memoriul său specialistul să se arate în domeniul său. Dacă un angajat, cu ajutorul unui document, transferă responsabilitatea pentru acțiunile întreprinse către o altă persoană sau o îndepărtează de la sine fără a oferi o cale de ieșire din situație, atunci ar trebui să vă gândiți la abilitățile profesionale ale acestui specialist.
Scopul și tipurile acestui document
Notele de birou sunt împărțite după scop și gradul de accesibilitate.
Prin scop, adică în funcție de tipul de informații transmise, evidențiați următoarele note:
- Notele care contribuie la luarea deciziilor sunt cererile sau cererile de a lua în considerare orice problemă sau propunere a unui specialist;
- Notele informative sunt un tip de document care conține informații pe care angajatul dorește să le transmită conducerii;
- Note de raportare - astfel de documente sunt cel mai adesea pregătite la cererea conducerii și conțin informații detaliate despre orice proces trecut.
După gradul de accesibilitate, adică prin deschiderea către vizionarea publicului, notele sunt:
- Deschis – documente care sunt accesibile tuturor sau majorității angajaților organizației;
- Confidențial - note accesibile doar unui cerc restrâns sau limitat de persoane.
În unele cazuri, o notă este atașată împreună cu o serie de alte note. De exemplu, dacă este necesar să se emită un ordin corespunzător pe baza unei note, atunci acesta este întocmit. Iar dacă se rezolvă problemele privind cheltuirea fondurilor de către persoanele responsabile, atunci trebuie întocmită o notă explicativă.
Pentru a aprecia scopul memoriilor, trebuie să știți că, în întreprinderile mari, greșelile în pregătirea unui astfel de document pot duce la pierderea unei cantități uriașe de timp, precum și la munca necoordonată între departamente.
Un memoriu este un fel de modalitate de comunicare între departamente, structuri sau ateliere. De obicei este întocmit de un angajat sau șeful unui departament adresat șefului altui departament.
Interacțiunea dintre departamente este nevoia principalăîn activitatea întregii organizaţii. Dacă este întreruptă sau oprită, atunci organizația funcționează ineficient, ceea ce înseamnă că există o oportunitate semnificativă de a reduce profiturile și, eventual, de a crește pierderile.
Forma si continutul
În ceea ce privește conținutul memoriilor, cel mai adesea acestea acoperă probleme de tip producție, probleme materiale sau tehnice, probleme economice, precum și aspecte legate de suportul informațional.
Un exemplu simplu de utilizare a notificărilor ar fi un fotocopiator stricat într-un departament. Un angajat poate trimite o notă șefului departamentului de materiale cu o cerere de alocare a banilor pentru echipamente noi, iar o notă poate fi scrisă și departamentului tehnic cu o cerere de reparare a unui copiator existent.
În felul său formă notele nu au un standard specific general acceptat. Cu toate acestea, fiecare organizație și, în plus, fiecare departament are propriul standard de scriere a notificărilor, care ar trebui să fie respectat de angajații acestui departament.
Un exemplu de scriere a unei note este prezentat mai jos.
contabil șef ___________________
NOTĂ DE SERVICE
Din cauza unei defecțiuni a imprimantei în departamentul de marketing, vă rog să alocați _____ ruble. într-un cont bancar pentru a cumpăra echipamente noi.
Director de marketing:________________________________.
" "___________ 2016
Această formă de scriere a notificărilor poate diferi la fiecare întreprindere, așa că nu ar trebui să o urmați fără îndoială.
Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai simplu mod face asta folosind servicii online, care vă va ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să simplificați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci următoarele servicii online vor veni în ajutor, care vor înlocui complet un contabil în compania dumneavoastră și economisiți o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat și semnate semnătura electronicăși este trimis automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL-uri pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!
Reguli pentru proiectarea corectă
Trebuie să începeți nota cu o explicație a problemei sau situației actuale. Trebuie subliniat care a fost exact motivul scrierii notei. După aceasta, trebuie să enumerați ce fel de răspuns se așteaptă să fie primit din această contestație, să denumiți cererea exactă și, dacă este necesar, suma care este planificată să fie realizată.
Semnătura pe acest document se află persoana care scrie nota. Foarte des este semnat de șeful departamentului.
Dacă firma o cere, atunci sub semnătură se aplică vize de persoane care sunt interesați de această cerere. Sunt enumerate inițialele, prenumele, semnăturile și datele. În unele cazuri, se adaugă poziții. O viză este un fel de consimțământ al persoanei cu privire la conținutul memoriului.
Pentru a putea face referire la memoriul compilat, dacă este necesar, acesta trebuie să fie înregistrat la întreprindere.
Întocmirea unei note în formă electronică
Un astfel de document poate fi întocmit în formă electronică, dacă un astfel de formular este acceptabil la întreprindere, ceea ce trebuie indicat în organizație. În acest caz, acesta este un avantaj incontestabil al întreprinderii, deoarece trimiterea unei note este simplificată, iar timpul de examinare a acesteia este redus semnificativ.
Trebuie să știți că redactarea unei note în formă electronică nu este mult diferită de un șablon de hârtie.
O nuanță a unei note electronice poate fi considerată că nu conține numele destinatarului. Este scris în linia de adresă. Dacă nota este trimisă unei anumite persoane, atunci trebuie să-i scrieți numele și prenumele în linia de subiect.
Atunci când trimiteți o scrisoare electronic, semnătura departamentului este cel mai adesea deja inserată automat, ceea ce poate economisi semnificativ timpul de scriere.
Când trimiteți o notă, trebuie să solicitați chitanta de citit scrisori. Acest lucru este necesar ca dovadă în diferite cazuri că ați trimis de fapt o notă la un anumit moment.
Anumite nuanțe de redactare
Deși un memoriu este un document general acceptat care nu are anumite standarde, întocmirea lui conține diverse feluri caracteristici care apar în funcție de scopul scrierii notei. Ne vom uita la aceste caracteristici mai jos.
Pentru cumpărare
Un memoriu pentru achiziție este scris șefului unui anumit departament.
În ea indicat, ce trebuie achiziționat, în ce cantitate și în ce scopuri.
Per angajat
O notă care este scrisă unui anumit angajat este o notă.
Este întocmit după toate regulile cu singura diferență: nota este scrisă de la un angajat de rang inferior la un șef de rang superior.
Pentru a înlocui echipamentul vechi
Particularitatea unui astfel de document este că este necesar să se enumere toate motivele pentru înlocuirea unui astfel de echipament, astfel încât acestea să fie considerate adecvate și solicitarea de înlocuire să fie efectuată.
Pentru bonusuri
Nota trebuie să enumere toate motivele pentru care bonusul poate fi plătit. Acesta ar putea fi ore de lucru excesive, un volum mare de muncă prestată sau munca în concediu legal. 
Despre promovare
În această notă trebuie să enumerați motivele posibilei creșteri. Aceasta ar putea fi o creștere a responsabilităților, a calității muncii sau furnizarea de servicii suplimentare.
Despre plată insuficientă
Într-o astfel de notă trebuie să indicați suma care nu a fost plătită suplimentar dintr-un motiv oarecare. Motive posibile ar trebui de asemenea indicat. Ar putea fi demn de precizat a cui vină se află în spatele neplății fondurilor.
Despre defalcare
Când scrieți o notă despre o defecțiune, trebuie să denumiți echipamentul defect și să indicați ce tip de defecțiune a avut loc și de ce echipamentul a eșuat.
La lipsa furnizării sau transferului documentelor
În primul rând, aici trebuie să indicați numele documentului, precum și intervalul de timp în care documentul trebuie transferat.
Astfel, respectând toate aceste nuanțe, puteți întocmi în mod competent un memoriu care vă va ajuta la rezolvarea oricărei probleme importante.
Importanța documentului
Pentru a aprecia importanța notificărilor, merită să înțelegeți că acest tip de document va ajuta la evitare multe neînțelegeri majore între departamente, timp de nefuncționare a muncii.
În acest scop contabilitate, precum și impozitarea, nota joacă un rol important, deoarece acestea sunt probleme financiare care necesită o atenție deosebită și respectarea celor mai mici nuanțe.
Notele sunt, de asemenea forma efectivă de refuzîn orice. Acest document implică o absență completă a tonului negativ. Critica este posibilă, dar nu ar trebui să fie îndreptată către o singură persoană sau departament.
Astfel, o notă este un mijloc universal de rezolvare a multor probleme. Un document corect întocmit va asigura munca eficientă și fructuoasă a organizației.
Un exemplu de lucru cu note de service în sistem electronic fluxul documentelor este prezentat în următorul videoclip:
Cum se scrie o notă?
Un memoriu oficial este un document suplimentar special care este baza principală pentru un manager care dorește să ia o anumită decizie sub forma unui act juridic local. O notă oficială, din punct de vedere al muncii de birou și al dreptului muncii, nu este obligatorie, dar poate fi stabilită prin reglementările locale ale întreprinderii. Acest tip de document este adesea folosit în practică, dar nu este inclus în Clasificatorul întreg rusesc al documentelor de management. Deci, haideți să vedem cum să scrieți corect o notă.
Caracteristicile memoriilor
Adesea, memoriile interne sunt întocmite pentru a rezolva probleme privind informațiile, logistica sau sprijinul economic. Mai simplu spus, un memoriu este corespondența dintre mai multe diviziuni structurale. Cel mai adesea ele conțin sugestii sau solicitări. Spre deosebire de notele, notele oficiale sunt create pentru a menține comunicarea între departamente la nivel orizontal, adică sunt create în numele angajatului și trimise pe numele angajatului. Acestea sunt compilate numai atunci când poziția expeditorului este echivalentă cu poziția destinatarului. Dacă nota este întocmită de un manager, atunci cel mai adesea se referă la decizii privind plecarea într-o călătorie de afaceri.
Dacă se dezvăluie că un produs a fost fabricat cu unele defecte, atunci dacă există mai multe plângeri ale clienților, șeful organizației are dreptul să trimită o notă comisiei de certificare, care va descrie în detaliu motivele nerespectării angajatului. -respectarea cerintelor postului sau. Pe baza notei, se va efectua o certificare suplimentară a angajatului. Notele sunt folosite și pentru a scurta perioada de probă pentru un anumit angajat. Se întocmește un astfel de memoriu adresat director general. Dacă vorbim despre semnificația juridică a notelor, se poate observa că acestea pot constitui probe în instanță.
Reguli pentru scrierea unei note
Nota este scrisă pe o coală obișnuită A4. Pe el în obligatoriu sunt indicate detaliile plasate în conformitate cu GOST. Aceste detalii sunt:
Pentru a ști cum să scrieți o notă, trebuie să țineți cont de faptul că un astfel de document este întocmit într-un font familiar, dimensiunea literelor 14, spațiere între rânduri 1,5. Denumirea documentului se scrie cu majuscule (NOTA BIROULUI). Inscripția poate fi situată fie în mijloc, fie lângă marginea câmpului din stânga. Data trebuie scrisă strict cu cifre arabe, de exemplu, 01/02/2013. Dacă întreprinderea are un sistem de înregistrare, atunci numărul de înregistrare este de asemenea aplicat pe nota de serviciu. Ca urmare a transferului memoriului, se întocmește o rezoluție asupra problemei ridicate.
Acest tip de document, cum ar fi o notă, poate avea și un titlu scurt care transmite esența problemei. În redactarea sa, conform regulilor de pregătire a documentației, este necesar să se includă litera „o”. De exemplu, „despre trimiterea lui K. într-o călătorie de afaceri”. Textul memoriului este împărțit în două părți. Într-o parte, ei scriu faptele care au devenit baza pentru întocmirea documentului, iar în a doua, toate concluziile și deciziile sunt înregistrate. Dacă nota conține un atașament, se face o notă despre aceasta în design. Acum știi cum să scrii o notă. Un eșantion al acestuia este un formular de document alb, discutat mai jos:
Șeful Departamentului de producție V.K NOTĂ OFICIALĂ 17/01/13 Nr ___ Datorită modificării capacitatea de productie echipament nou în camera nr. ___. Vă rugăm să trimiteți un specialist pentru a remedia problema în continuare.
Acesta este un exemplu de scriere a unei note.
Meta
Cum să scrieți o notă și să o formatați corect.
5 iunie 2013 admin
În practică, uneori întâlnim un astfel de document ca o notă. Cum să scrieți o notă și să o formatați corect?
Un memoriu intern nu este documentul principal, ci unul suplimentar, pe baza căruia se iau deciziile finale de către angajator sau manager. În baza memoriului, se emite un ordin, o instrucțiune, un act sau se întocmește un acord între părți. Un memoriu nu este un document obligatoriu pentru munca de birou. Dar este foarte posibil să-l folosești ca act normativ local stabilit suplimentar. Clasificatorul documentelor de gestiune nu include un astfel de lucru precum „Nota oficială”. Dar, în practică, acest tip de document este utilizat pe scară largă.
Un memoriu intern este cel mai adesea corespondență internă între departamente. De obicei, conține un fel de propunere sau cerere. În cele mai multe cazuri, notele conțin informații despre sprijinul organizațional, logistic sau economic al organizației și au și un caracter informativ.
Notele de serviciu sunt întocmite de către un angajat sau șef de departament adresate șefului sau unui anumit specialist al altui departament, adică. asigură comunicarea între obiectele de control la nivel orizontal. Notele de birou sunt scrise și trimise de la un șef de departament la altul, sau de la un angajat la altul, dacă sunt de statut egal. Dacă stările sunt diferite, atunci aceasta este considerată o notă.
Dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri, șeful departamentului angajatului care călătorește scrie un memoriu adresat directorului. Pe baza acestuia, se emite apoi un ordin de călătorie de afaceri.
O nota poate fi scrisa comisiei de certificare daca angajatul nu corespunde cu postul ocupat. Acestea pot fi cazurile în care un angajat produce în mod constant defecte sau clienții se plâng în mod constant de vânzător. Comisia de certificare va putea decide cu privire la certificarea timpurie a angajatului.
Notele interne se întocmesc în caz de necesitate economică a managerilor de linie, sau dacă este posibilă încheierea unui acord.
În practică, notele sunt folosite în scopuri diferite. De exemplu, șeful unui departament poate scrie un memoriu adresat managerului despre reducerea perioadei de probă pentru un angajat.
Pe baza unei note care conține informații despre indicatorii de performanță ai departamentului, scrisă directorului, poate fi emis un ordin de acordare a bonusurilor unui angajat sau întregului departament.
Notele biroului pot fi folosite ca probe în instanță (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol din Regiunea Volga din 15 iunie 2011 în dosarul nr. A72-6396/2010).
Cum se scrie o notă? Un memoriu este de obicei întocmit pe hârtie A4, dar trebuie să conțină toate detaliile necesare: data și numărul memoriului, numele unității structurale, titlul textului și textul în sine, numele destinatarului și semnătura notiței care indică poziția sa.
Potrivit GOCTy, pentru textele care conțin informații de referință, fontul folosit este Times New Roman, dimensiunea fontului 14, spațiere între rânduri 1,5.
Titlul documentului conține titlul „NOTA OFICIAL”, care poate fi situat în centrul sau în partea stângă a foii.
Data este introdusă cu cifre arabe, de exemplu, 15/06/2013 sau cu litere și cifre. De exemplu, 15 iunie 2013
Cine înregistrează nota? Se inregistreaza fie de cel care emite nota, fie de cel care o primeste. Depinde de sistemul de organizare a fluxului de documente din organizație.
Când nota este revizuită, este aprobată cu semnăturile părților interesate, iar rezoluția managerului i se suprapune - aceasta este decizia scrisă a managerului cu privire la subiectul memoriului, care este etapa finală a examinării memoriului.
Titlul notei poate dezvălui pe scurt subiectul său. Mai mult, titlul este scris în cazul prepozițional. De exemplu, „Pe direcția lui Dmitriev K.N. într-o călătorie de afaceri.”
Textul memoriului constă din două părți. Prima parte conține informații despre ceea ce a determinat angajatul să întocmească acest document. În a doua parte, angajatul își expune concluziile, sugestiile și solicitările. În plus, la text mai poate fi adăugată o parte: o analiză a situației actuale. Astfel, o notă poate conține: motivele redactării memoriului, o analiză a faptelor rezultate și concluzii despre schimbările în această situație.
Exemplu de notă (exemplu de notă):
Directorului Malinka LLC
Kozlov R.V.
de la șeful departamentului de vânzări
Kruglovoy N.Zh.
NOTĂ DE SERVICE
02.06.2013 № _________
Pe baza creșterii livrărilor de produse noastre în mai 2013. dublat și departamentul de vânzări a depășit planul, vă rog să acordați bonusuri angajaților întregului departament.
Indicatorii de performanță în vânzări sunt atașați.
Ce este o notă și de ce este necesară?
Majoritatea persoanelor de vârstă adultă sunt angajați într-o organizație sau alta. Oamenii se adresează superiorilor lor cu cereri sau dorințe prin declarații sau memorii. Vom descrie procesul de întocmire și transmitere a documentelor către manager.
Ce este?
În primul rând, trebuie să înțelegeți ce este o notă. Este un document care este intern sau extern, în funcție de funcția sa și de destinatar. Un astfel de memoriu se adresează cel mai adesea unei persoane superioare din subordonații săi și este un fel de cerere, comentariu sau sugestie.
În funcție de sensul memoriului, acesta poate fi de raportare, explicativ, explicativ sau analitic.
Acest document evidențiază cel mai adesea probleme tehnice sau de afaceri, descrie situații controversate sau oferă o explicație pe care superiorii tăi le cer de la tine. Principala diferență dintre o notă este că nu numai că specifică esența problemei, ci o oferă și pe aceasta descriere detaliată, și uneori - soluții.
Serviciu și raport: asemănări și diferențe
Unii angajați confundă rapoartele și memoriile, iar acest lucru nu este fără motiv. Există asemănări, dar există și diferențe. Să ne dăm seama. Deci, sensul ambelor note este de a informa autoritățile despre un fel de defecțiune în lucrare. Cu toate acestea, nota raportează cel mai adesea o problemă, iar nota conține, de asemenea, o solicitare de eliminare și, uneori, indică modalități de rezolvare a unei anumite probleme.
Întocmirea de memorii pentru superiori
Cel mai adesea, astfel de documente sunt trimise conducerii. Acest lucru se datorează faptului că o notă este un document care comunică orice probleme interne. Un exemplu de memo nu este scris nicăieri, nu există un text exemplu, așa că sunt compilate sub orice formă. Cel mai important lucru este de a descrie esența problemei și soluțiile propuse. La ce altceva ar trebui să acordați atenție este că nota dvs. este înregistrată la organizație. Astfel te poți asigura că ajunge la autorități.
Cu toate acestea, situațiile sunt diferite. Imaginați-vă că scrieți o notă nu despre o defecțiune a echipamentului, ci, de exemplu, despre un angajat al companiei dvs. care a greșit ceva. Situațiile variază. Nota dvs. poate fi pur și simplu pierdută. Pentru a preveni acest lucru, vă puteți asigura. Întocmește o notă în două exemplare. Dați-le secretarului pentru înregistrare și cereți-le să scrie pe exemplarul dvs. că nota a fost înregistrată sub un astfel de număr, la una sau alta dată și a fost acceptată pentru examinare. Astfel, chiar dacă plângerea dumneavoastră nu ajunge la superiori din anumite motive, aveți confirmarea și textul acesteia.
Schimb de memorii între departamente separate
Uneori, notele servesc ca mijloc de comunicare între unitati separate aceeasi firma. Întocmirea unui astfel de document pentru un alt departament nu este diferită de o notă pentru management. Singura diferență este că este necesar să indicați unitățile în sine și puteți indica și adresa. În acest caz, nota este încă un document intern.
Antetul memoriului ar trebui să fie întocmit conform aplicației exemplu care este scrisă managerului. În continuare, este scris textul în sine, care explică toate problemele unei anumite unități. Este recomandabil să descrieți nu numai esența problemei, ci și toate nuanțele în detaliu. De asemenea, puteți sugera modalități de a o rezolva.
Trebuie indicate detaliile documentului: data si numarul. Acest lucru este necesar pentru ca acesta să devină oficial.
Note către o altă organizație
Cu toate acestea, uneori se întâmplă ca acesta să acționeze ca un document extern. Un caz destul de obișnuit de scriere a unei note este pentru o altă organizație. În acest fel, companiile fac schimb de informații necesare. Tot în acest caz, nota constituie dovada documentară a cererii sau cererii.
Astfel de note sunt, de asemenea, emise sub orice formă. La acestea pot fi anexate fotocopii ale documentelor necesare. Cel mai adesea, astfel de note sunt emise în numele directorului unei companii de la șeful alteia. În cazul negocierilor cu o contraparte, este necesar să se întocmească două copii ale memoriului. Trebuie să luați pentru dvs. al doilea exemplar cu ștampila, semnătura și numărul de înregistrare și să păstrați acest document până la rezolvarea problemei.
Dacă scrieți o notă pentru o altă organizație, este posibil să primiți aceeași scrisoare ca răspuns. Nu e nimic în neregulă cu asta. Poate că conducerea nu a înțeles pe deplin problema sau cererea, sau poate pur și simplu a decis să ofere propria versiune a modului de dezvoltare a acțiunilor ulterioare. De asemenea, trebuie să înregistrați o astfel de notă și să îi răspundeți fie printr-o acțiune, fie printr-un răspuns la o solicitare. Prin urmare, comunicarea între organizații prin memorii interne poate continua destul de mult timp.
Documentul începe cu numele organizației și datele persoanei căreia îi este destinat, apoi sunt indicate datele proprii. Cuvintele Notă de serviciu sunt scrise în mijloc. În continuare, textul începe cu linia roșie. După cum am spus mai devreme, este scris în formă liberă. La sfârșit, se indică data și se pune o semnătură cu o transcriere.
Dacă textul notei este mare, acesta este împărțit în mai multe paragrafe. Primul conține o descriere a problemei. Al doilea precizează cererea în sine. Dacă cererea este colectivă, în al treilea paragraf puteți indica departamentul și numele acelor angajați care au scris-o. În acest caz, semnătura de pe memoriu este aplicată de către șeful departamentului. Separat, puteți atașa o foaie cu semnătura tuturor angajaților.
Nota este scrisă pe o coală A4, ca orice declarație. Semnătura trebuie să fie scrisă de mână și nu un facsimil. De asemenea, este recomandabil să emiteți un memoriu cu numărul dvs. de serie și data întocmirii acestuia. Poate fi imprimat și pe computer, dar și în acest caz semnătura trebuie să fie personală.
Trimiterea unui document prin comunicare electronică
Există adesea cazuri în care o organizație realizează fluxul de documente electronice, iar toate cererile și notele trebuie trimise prin Internet sau rețeaua internă. În acest caz, nu trebuie să vă fie frică, nu este nimic înfricoșător. Cu toate acestea, pentru aceasta este recomandabil să aveți o semnătură digitală personală, astfel încât să vă puteți confirma solicitarea.
Sau puteți scrie o notă pe o bucată de hârtie, o puteți semna și scana. Trimiteți versiunea electronică la adresa dorită și așteptați un răspuns.
Întotdeauna trebuie să vă prezentați oferta în scris?
Apare adesea întrebarea: este posibil să contactați oral conducerea întreprinderii? Răspunsul este foarte simplu: puteți aplica oricând verbal, dar nu se știe dacă acest lucru va da vreun rezultat. Un mesaj scris este întotdeauna un document oficial, indiferent de conținutul și destinatarul acestuia. Dar un mesaj oral este doar cuvinte la care s-ar putea să nu aibă niciun răspuns.
Prin urmare, putem recomanda ca toate propunerile, explicațiile și clarificările pentru management să fie întocmite exclusiv pe hârtie. În caz contrar, este posibil să nu primiți un răspuns la cererea sau propunerea dvs.
Cum să formatați corect o notă
La locul de muncă, note și memorii sunt adesea scrise. Se pare că nu este nimic complicat. Dar când am fost de curând desemnat să scriu o notă, am decis să clarific cum să o scriu corect. Este curios, dar am aflat că trebuie să scriu nu o notă, ci un raport. Să ne uităm la diferența dintre un raport și un raport de service și cum ar trebui să fie compilate.
Orice document oficial diferă de o înregistrare obișnuită prin aceea că trebuie să respecte cerințele GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor” deoarece are forță juridică. Care sunt cerințele pentru întocmirea de rapoarte și memorii?
Acestea trebuie să conțină următoarele elemente:
2) numele destinatarului (căreia i se trimite documentul)
3) denumirea tipului de document („Notă Office”)
4) titlul textului (de exemplu, „Cu privire la încălcarea disciplinei muncii”, „Cu privire la obținerea polițelor de asigurare medicală”). Cu toate acestea, acesta este un element opțional
6) semnătura compilatorului - în colțul din dreapta jos (indicând poziția în colțul din stânga jos opus semnăturii)
7) data întocmirii (de obicei în colțul din stânga, scrisă fie cu cifre arabe: 02/5/2013, fie în formă alfanumerică: 5 februarie 2013)
8) viză – uneori vizele părților interesate sunt aplicate sub semnătura emitentului: inițialele și prenumele autorizatorului, semnătura și data acestuia.
9) numărul de înregistrare (se aplică fie la locul de întocmire, fie la locul de primire - depinde de sistemul de înregistrare adoptat în organizație).
Potrivit GOCTy, textul documentului este formatat cu font Times New Roman, dimensiunea 14, cu spațiere de 1,5.
Titlul documentului se află în centrul paginii și este scris fie cu majuscule (MEMO OFICIAL), fie cu litere mici (MEMO) cu 2 rânduri spațiere.
Memo - adresată unei persoane de rang superior (șef de departament sau organizație). În acest document, trebuie să expuneți în detaliu esența problemei pe care o abordați: subiectul întrebării, propunerile dvs., argumentarea și concluziile (trebuie să încurajați conducerea să ia măsuri, să ia o anumită decizie). Uneori scopul memoriilor este de a raporta progresul, caz în care sunt scrise în mod regulat.
Dacă memoriul este adresat șefului organizației, atunci acesta poate fi întocmit pe o coală de hârtie (format A4). Dacă un document este trimis autorităților superioare (nu mai este un document intern, ci extern), atunci acesta trebuie întocmit pe antetul organizației.
De obicei, textul unui memoriu constă din două sau trei părți semantice. Prima parte conține faptele care au condus la redactarea sa (această parte precizează), a doua parte analizează situația prezentată și oferă soluții (această parte analizează - nu este întotdeauna prezentă în document), a treia parte prezintă concluzii și propuneri ( această parte rezumă).
Un memoriu este utilizat atunci când problema ridicată este de competența internă și nu necesită sesizarea autorităților superioare. Funcționează notele între manageri și angajați cu același statut de post. Cu ajutorul acestui document se rezolvă de obicei probleme de logistică, suport informațional etc. (calculatorul s-a stricat, hârtia s-a epuizat).
Textul documentului începe cu o declarație a faptului căreia i se adresează autorul, apoi se exprimă o cerere sau se propun modalități de rezolvare a situației de producție.
Astfel, diferențele dintre un memo și un memo constă în aspectele funcționării lor: un memo este întocmit pentru deplasare pe verticală (către manageri superiori sau organizații), un memo oficial - pe orizontală (către managerii de linie)
Să vedem cum să vă scrieți reclamațiile și sugestiile.
1) determinați scopul solicitării (de ce aveți nevoie de ajutor?)
3) determinați gândurile principale, formulați-le cât mai specific și expresiv posibil, fără a uita detalii importante.
Eficacitatea notei va depinde de validitatea ideilor tale.
Lungimea notelor oficiale și a notificărilor poate varia. Unele pot avea câteva propoziții, altele pot avea câteva pagini. În al doilea caz, a doua și fiecare pagină ulterioară trebuie să conțină un titlu cu numele destinatarului, numărul paginii și data. Uneori subiectul memoriului este inclus în acest titlu.
MOSTRE DE DOCUMENTE
Departamentul general Şeful departamentului AHR
A.I. Petrov
NOTĂ DE SERVICE
La efectuarea lucrărilor de reparații casnice
Din cauza faptului că încuietoarea ușii din biroul nr. 367 este spartă, vă rog să o reparați.
I.S. Ivanova Ivanova
Președintele comitetului sindical Către șeful departamentului transport
NOTĂ DE SERVICE
Vă rog să puneți la dispoziție vehicule pentru transportul cadourilor de Revelion de la fabrica de cofetărie la întreprindere. Volumul total de marfă este de 100 de cutii 50 x 20 x 40, greutate totală 1 tonă. Vehiculele trebuie să fie la ora 9.00 pe 5 decembrie 2012 la adresa: st. Kalganova, 67. Șoferul trebuie să aibă la el o scrisoare de transport.
Președinte al comitetului sindical
I.R. Sergheev
RAPORT
În conformitate cu planul de lucru al Phoenix LLC pentru 2012, atelierul de producție publică o serie de broșuri cu un volum de 6-8 pagini. l.
Pentru a efectua operațiunile de coasere a broșurilor de această dimensiune, capsatoarele de tip „A” și „B” disponibile în departament nu sunt potrivite, deoarece grosimea publicațiilor depășește norma admisă pentru ele (până la 5 coli de imprimare inclusiv) . Utilizarea mașinii de lipit „C” nu este fezabilă din punct de vedere economic și necesită, de asemenea, timp.
Cusătură broșuri de 6–8 imprimeuri. l. Cel mai convenabil este să produci folosind o mașină de cusut cu sârmă de clasă „D”. Costul său la compania Stan este de _______ milioane de ruble. În regimul actual de funcționare, eficiența economică a funcționării mașinii va acoperi costurile achiziției sale în decurs de 1 an și 7 luni (calcule eficienta economica sunt atașate).
În legătură cu cele de mai sus, vă rog să alocați fonduri pentru achiziționarea unei mașini de cusut cu sârmă clasa „D”.
Aplicare: pentru 3 l. în 1 exemplar.
Șef de producție
atelier L.P.Sviyat Sviyat
)? Reprezentanții trebuie să se confrunte periodic cu această întrebare. zone diferite activități. O notă este una dintre cele mai comune și populare modalități de interacțiune între angajații unei întreprinderi și conducerea acesteia. Vă vom oferi un exemplu de notă mai jos și vă vom spune cum să scrieți corect o notă.
De ce trebuie să scrieți o notă?
Un document intern este o formă de flux de documente interne care vă permite să rezolvați cât mai eficient și mai eficient situațiile curente de producție.
Scopul memoriului este de a notifica un oficial despre o problemă existentă, de a face propuneri pentru rezolvarea acesteia sau de a conveni asupra acțiunilor planificate.
Un avantaj suplimentar al acestor tipuri de documente este că sunt dovezi directe că specialistul a acoperit o problemă în domeniul său de expertiză. Dacă un specialist nu poate rezolva singur o problemă și, sub forma unui memoriu, o supune spre rezolvare de către alți specialiști, el se eliberează astfel de responsabilitatea pentru examinarea în timp util sau de proastă calitate a problemei.
Nu există un formular special pentru memorii, acestea sunt întocmite sub orice formă și pot fi transmise pe hârtie sau prin mijloace electronice.
Un exemplu de redactare a unei note, forma sa, șablon
Ne-am dat seama în ce cazuri este depusă documentul de afaceri pe care îl luăm în considerare. Acum trebuie să decideți asupra unui exemplu de scriere a unei note. După cum am menționat mai sus, nu există o formă specială pentru o notă. Totuși există cerințe generale la conținutul documentului.
Acestea includ:
- Indicarea obligatorie a destinatarului memoriului. În colțul din dreapta sus trebuie să scrieți numele de familie, prenumele și patronimul, precum și poziția persoanei căreia i se trimite contestația.
- Mai jos este numele documentului și numărul acestuia.
- În continuare, ar trebui să subliniați esența problemei pe care a întâmpinat-o redactorul de documente sau situația care trebuie rezolvată.
- Mai jos sunt sugestii pentru rezolvarea problemei sau o indicație a acțiunilor pe care autorul notei le așteaptă de la destinatar.
- La finalul documentului se indică numele și parafa persoanei care a transmis contestația, precum și funcția acestuia.
Acest șablon de notă poate fi folosit dacă este necesar.
Cum se scrie o notă: model de design
Cum să scrieți o notă (eșantion), să ne uităm la exemplu simplu. Textul notei poate fi identic cu cel de mai jos.
Exemplu de notă
Nu-ți cunoști drepturile?
Directorului Gvozdika LLC
Slobodin Vladimir Alexandrovici
NOTĂ DE SERVICE
Transportorul din cofetărie este stricat din 2 ianuarie 2018. Pentru a-l repara, este necesar să achiziționați piese conform listei atașate. Costul total al lucrărilor de reparație, ținând cont de achiziția de piese, este de 12.500 (douăsprezece mii cinci sute de ruble 00 copeici). Datorită faptului că limita de fond pentru repararea și întreținerea echipamentelor a fost epuizată, iar piesele necesare nu sunt disponibile, pentru a evita oprirea atelierului
- Alocați suma necesară conform listei atașate.
- Asigurați o echipă de reparații pentru a efectua lucrările.
Cu stimă, șeful magazinului de cofetărie, Dmitrienko Denis Sergeevich.
Vă vom spune mai jos cum să scrieți o notă electronic.
Caracteristici ale managementului documentelor electronice
Dacă o organizație permite schimbul de date folosind comunicații electronice, inclusiv e-mail, atunci trimiterea unei note este simplificată. Avantajele unei astfel de circulații a documentelor în cadrul întreprinderii includ și viteza de examinare a cererilor.
Cum se scrie o notă electronic? Exact la fel ca în versiunea clasică de hârtie. Nu există diferențe semnificative în documente. Un eșantion în acest format nu este practic diferit de exemplul dat mai devreme.
Partea principală a notei dvs. (adică descrierea imediată a situației și propunerile prezentate spre examinare) rămâne exact aceeași ca în exemplul nostru.
Singura excepție este că nu mai trebuie să indicați destinatarul în memoriu. Numele utilizatorului căruia i se trimite cererea va fi introdus în rândul „Adresă”. Dacă vorbim despre schimbul de documente printr-o resursă partajată (de exemplu, o adresă de e-mail pe departament), în linia „Subiect” trebuie să indicați cui i se adresează mesajul.
În plus, atunci când utilizați e-mailul (căsuța poștală individuală), în cele mai multe cazuri există deja o semnătură care este inserată automat în textul scrisorii. Acest lucru vă permite să economisiți timp semnificativ, inclusiv scrierea unei note. Dacă e-mailul dvs. nu vă permite să identificați expeditorul (de exemplu, dacă utilizați o cutie poștală partajată), asigurați-vă că includeți numele și poziția dvs. la sfârșitul scrisorii.
Important: atunci când trimiteți informații prin e-mail nu uitați să solicitați o notificare că ați citit un mesaj trimis (pentru a face acest lucru, trebuie să bifați caseta corespunzătoare). Această notificare este dovada că ați trimis de fapt nota unui anumit destinatar la un moment dat.
O notă este un document folosit adesea în afaceri. Dacă nu l-ați folosit încă, merită să învățați toate complexitățile compoziției hârtiei. În articolul nostru, vă vom spune în detaliu cum să redactați o notă, ce date trebuie să indicați în el și ce caracteristici să țineți cont.
○ Ce este o notă?
Un memoriu este un document folosit pentru schimbul de informații între angajați. Poate fi intern (utilizat doar în cadrul organizației) sau extern (trimis altor structuri).
În funcție de semnificația sa, poate fi de raportare, explicativă, analitică sau explicativă.
○ Când ar putea fi nevoie?
Aceasta face parte din fluxul de documente intern, conceput pentru a rezolva cât mai eficient situațiile actuale de producție.
Particularitatea documentului este că nu numai că descrie problema care a apărut, ci sugerează și modalități de a o rezolva.
În plus, nota este dovada că specialistul a identificat o situație care trebuie rezolvată. Prin întocmirea acestui document, este recunoscută incapacitatea angajatului de a face față în mod independent problemei și responsabilitatea pentru aceasta este înlăturată de la el.
○ Reguli pentru întocmirea unei note.
Legea nu prevede o formă specială pentru întocmirea acestui document. Cu toate acestea, există câteva reguli care trebuie luate în considerare atunci când îl înregistrați.
✔ Conţinut.
Puteți scrie documentul sub orice formă, dar trebuie să includeți toate datele esențiale care fac nota valabilă. Acestea includ:
- Indicarea destinatarului documentului (numele complet, postul complet).
- Numele documentului și numărul acestuia.
- Esența problemei care trebuie rezolvată.
- Sugestii pentru rezolvarea unei probleme sau o listă de acțiuni pe care autorul le așteaptă de la destinatar.
- Numele compilatorului, data și semnătura.
✔ Cerințe pentru înregistrare.
Nota este întocmită pe hârtie standard A4 sau A5. Dacă prezentarea problemei durează mai mult de o pagină, restul trebuie numerotat.
Sunt permise atât o versiune de hârtie a notei, cât și una electronică.
Cerințe obligatorii de înregistrare:
- Prezența unei semnături - nota nu poate fi anonimă.
- Absența profanității și respectarea normelor limbii ruse.
- Lizibilitate: dacă nota este scrisă de mână, este necesară o scriere de mână lizibilă dacă este tipărită, utilizați un font standard;
De asemenea, înainte de a scrie, trebuie să verificați dacă cererile similare au primit răspuns anterior.
✔ Exemplu de memoriu.
Deoarece nu există o formă stabilită a documentului, puteți scrie o notă în mod arbitrar. Dar, în același timp, ar trebui să țineți cont de cerințele care trebuie reflectate în document.
Exemplul prezentat aici poate fi folosit ca exemplu.
Sursa: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html
✔ Caracteristicile unei note electronice.
Dacă întreprinderea are posibilitatea de gestionare electronică a documentelor, puteți utiliza versiunea electronică a memoriului. Nu există diferențe semnificative față de echivalentul hârtiei, așa că în acest caz poate fi folosită și opțiunea de mai sus.
Fonturile folosite sunt Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Mărimea de la 12 la 14 în funcție de fontul ales. Distanța tradițională dintre linii este de 1-1,5; pentru litere în cuvinte – normal; între cuvintele individuale există un spațiu (o bucată). De asemenea, este necesar să indentați paragraful - 1,25 cm.
Singura caracteristică a versiunii electronice este că nu este necesară indicarea destinatarului. În loc să o specificați în text, este introdusă o adresă de e-mail.
Când trimiteți, ar trebui să solicitați și o confirmare de citire, care vă va anunța că mesajul dvs. a fost citit.
○ Procedura de examinare.
După trimiterea memoriului, acesta este înregistrat de un angajat al personalului, apoi trimis către persoana responsabilă pentru revizuire (faptul de familiarizare se notează prin punerea semnelor corespunzătoare), apoi trimis către destinatar. Acesta din urmă pune pe document o rezoluție („De acord”, „Respins”, „Executat”, etc.), după care expeditorul este informat despre decizia luată la cererea sa.
